Organização interna

Organizar um evento de forma interna pode parecer um processo simples à primeira vista, já que este tipo de organização permite que a empresa tenha maior controlo direto sobre as decisões, timings e comunicação interna. 
Contudo, é algo que exige um maior grau de envolvimento da equipa, que muitas vezes acaba por acumular esta tarefa com outras responsabilidades que tem do dia-a-dia. Todos os passos incluídos na organização do evento, desde o planeamento, contacto com fornecedores, logística e produção técnica até à comunicação e acompanhamento no dia do evento, são processos que se tornam longos e exigentes. Além disso, a falta de experiência específica nesta área pode aumentar o risco de ocorrerem imprevistos e dificultar a gestão do evento em tempo real. 

Agência especializada

Ao organizar eventos através de uma agência especializada, o evento vai ser planeado e executado por equipas com experiência prática, uma visão estratégica e capacidade de antecipar desafios. Estas agências normalmente trazem processos testados e uma visão externa que podem ajudar a transformar objetivos em experiências bem estruturadas. 
Além disso, uma agência vai ter a capacidade de gerir vários aspetos do evento em simultâneo, o que irá reduzir a necessidade de múltiplos fornecedores. Isto gera uma maior eficiência, menos margem de erro e um melhor aproveitamento do orçamento. 
 

Custos: investimento vs otimização

Uma perceção bastante comum que se tem ao realizar um evento internamente é que os custos serão reduzidos. No entanto, ao considerar horas de trabalho da equipa, erros e imprevistos que possam acontecer ou até a contratação avulso, os custos para a empresa podem aumentar rapidamente. 
Já as agências especializadas conseguem otimizar os recursos e evitar gastos desnecessários pois têm um planeamento rigoroso, fornecedores habituais e equipamentos próprios. Com isto, o investimento inicial torna-se mais claro e controlado, e reduz surpresas ao longo do processo.
 

Criatividade e inovação

Relativamente à criatividade, as equipas internas podem conhecer melhor a cultura da empresa, mas tendem a estar demasiado próximas do projeto para ter um outsider look. Uma agência traz criatividade, novas abordagens e tendências atualizadas, algo fundamental num mercado onde os eventos se tornam experiências cada vez mais exigentes. Assim, com tecnologia, interatividade e storytelling, uma agência pode trazer valor real ao evento. 

Flexibilidade

Apesar de tudo o que foi dito, é importante entender que a escolha entre organização interna ou contratação de uma agência não é absoluta. Muitas empresas optam por um modelo híbrido: mantêm a estratégia e objetivos internamente, mas confiam a execução técnica e criativa à agência. 
 

Então, qual a melhor escolha?

Não existe uma escolha única. A organização interna pode funcionar, por exemplo, para eventos simples e recorrentes, enquanto uma agência especializada é a escolha mais segura para eventos que exigem maior impacto, coordenação técnica, criatividade e uma execução mais fluída. 
O mais importante é sempre avaliar os recursos, objetivos e expectativas e escolher o modelo que garanta um evento que seja bem organizado, memorável e também alinhado com a identidade da marca. 
No caso da Anywhere Everywhere, a abordagem é flexível: a equipa tanto pode assumir a organização completa do evento, ou prestar apoio apenas em determinadas áreas como produção técnica, aluguer de equipamentos ou branding do espaço, ajudando a transformar o seu evento numa experiência única.