1º Definir os objetivos e o público-alvo

Antes de tomar decisões mais “práticas”, é fundamental entender por que razão o evento vai acontecer. Pretende-se apresentar os resultados do ano? Lançar um produto? Integrar novos colaboradores? Reforçar a cultura interna da empresa? Cada objetivo necessita de um formato, espaço e até um estilo de comunicação diferente.
Após a definição dos objetivos é necessário identificar quem é o público-alvo, isto é, a quem o evento se dirige: colaboradores, parceiros, clientes, media ou potenciais clientes. Quanto melhor a marca conhecer que público quer “atingir”, mais fácil será tomar decisões coerentes durante todo o processo, de forma a garantir que se cumprem os objetivos.
 

2º Definir o orçamento e criar um cronograma

O orçamento é um ponto essencial, pois é este que vai determinar a escala do evento, o tipo de fornecedores, o espaço e os recursos técnicos que se podem obter.
Algo que é recomendado fazer seria reservar 10 a 15% do valor total do orçamento para possíveis imprevistos. Isto pode evitar alguma preocupação de última hora que surja ao longo do planeamento e do próprio evento.
Ao mesmo tempo, é importante criar um cronograma com as datas mais importantes, e não apenas tarefas soltas, de modo a ter um evento o mais organizado possível. Assim, o cronograma poderá incluir:

• Confirmação do espaço;
• Ensaios técnicos;
• Montagem.

3º Escolher o local e data do evento e planear a logística

Com os objetivos e o orçamento já definidos, chega o momento de escolher onde e como tudo irá acontecer.
Em termos de local, deve-se pensar sempre em termos de conforto e acessibilidade. É necessário tentar procurar um sítio com capacidade adequada, acessos simples, boas condições técnicas e flexibilidade logística.
Para além disso, também se deve considerar a data do evento. É essencial verificar feriados, eventos concorrentes que possam estar a decorrer e a disponibilidade do público.
De seguida, pode-se então avançar para o planeamento da logística:

• necessidades técnicas (som, luz, vídeo, staging);
• transporte e montagem de equipamento;
• licenças e autorizações;
• acessos para fornecedores;
• gestão de entradas. 

4º Criar o conceito e design do evento

O design do evento é essencial para transmitir os objetivos definidos no passo 1 de forma ideal. Aqui entram elementos como:

• identidade visual;
• cenografia;
• ambiente da sala;
• dinâmica do palco;
• storytelling.

De forma a construir um evento consistente e que passe a imagem pretendida, pode-se trabalhar com moodboards ou referências visuais, para ter sempre elementos ilustrativos como guias.
É importante ter sempre em mente que o design vai além do “bonito”. É algo funcional que ajuda a guiar o público, criar ritmo e reforçar a mensagem da marca.

5º Estratégia de comunicação e divulgação

Todos os passos mencionados até agora podem ajudar na criação de um evento incrível. No entanto, se ninguém souber que ele existe, o esforço tido não compensa. Assim, é essencial a divulgação do evento ser pensada de acordo com o público. Algumas sugestões são:

• Para eventos internos: email, cartazes físicos, vídeos curtos.
• Para clientes e parceiros: landing pages, newsletters, convites personalizados.
• Para eventos abertos: redes sociais, anúncios pagos, parcerias e influenciadores.

Tendo isto em mente, é preciso considerar ainda que comunicar não implica apenas divulgar a data, envolve também criar expectativas, reforçar a presença e ainda manter o público motivado a participar.

6º Criar um plano de contingência

Mesmo com a mais detalhada planificação, nenhum evento está livre de imprevistos, sejam falhas técnicas, atrasos de fornecedores ou mudanças de última hora. Assim, com um plano de contingência pode-se prever:

• equipamentos alternativos;
• fornecedores como backup;
• canais de comunicação internos;

Ter um plano de contingência transmite profissionalismo e reduz riscos, garantindo que o evento decorre de forma tranquila e fluída, mesmo com surpresas.

7º Monitorização do evento

Apesar de toda a planificação, é importante estar atento no dia do evento. Aqui, cada detalhe conta. É essencial que exista uma equipa responsável por:

• ensaiar apresentações;
• validar luz e som;
• coordenar fornecedores;
• gerir entradas e receção;
• acompanhar horários e tempos de palco;
• manter uma comunicação interna constante.

Fazer um planeamento com responsáveis por cada área permite resolver qualquer situação em pouco tempo e manter o evento fluído.

8º Follow-up e recolha de feedback

O apagar das luzes não significa que o evento acabou. O follow-up é uma etapa fundamental para:

• agradecer a presença;
• partilhar fotografias e vídeos;
• enviar materiais adicionais;
• recolher feedback;
• medir resultados.

Esta etapa permite perceber o que funcionou, o que pode ser melhorado e garante ainda que a relação com os participantes continua após o evento.
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